08.04.2026 -
Fam Trips
Erlebnisreise statt Hotelinspektion
Ein gutes Tagungshotel lebt nicht nur von ordentlicher Ausstattung, soliden Veranstaltungsräumen und guter Lage: Es sind das persönliche Flair, der nette Service, die besonderen Angebote, die sonst kein Wettbewerber im Programm hat. Doch wie zeigt man, dass man mehr zu bieten hat als Bett, Tisch und Frühstücksbuffet? Hier kommen Fam Trips ins Spiel.
Familiarization Trip, kurz Fam Trip – diesen Begriff hört man in der Hotellerie und im Veranstaltungsmanagement oft. Doch was steckt eigentlich genau dahinter? Gemeint sind meist kostenlose oder stark vergünstigte Informationsreisen für Eventmanager, MICE-Profis, Reiseveranstalter, Reisebüros, Journalisten oder andere Multiplikatoren – so die nüchterne Definition. Das Ziel? Die Teilnehmenden verschaffen sich auf diesen Besuchen vor Ort selbst einen Eindruck, ja ein Gefühl für die Location – natürlich, um dort idealerweise später Veranstaltungen zu buchen oder Gäste zu vermitteln. Denn klar ist: Live erleben ist weitaus informativer, als nur auf den Webseiten zu stöbern. Für die Hotels und Event-Locations wiederum, so Till Runte, Geschäftsführer von Certified Das Kundenzertifikat, sind Fam Trips die Möglichkeit, „Kunden quasi auf dem Silbertablett in mein Haus einzuladen und sie von meinen Leistungen zu überzeugen. Zwar sagt ein Bild mehr als tausend Worte, aber das eigene Erleben ist noch überzeugender als ein Hochglanzfoto.“
Auch Susanne Illerhaus, Inhaberin von Illerhaus Marketing, die mit ihrem Unternehmen seit mehr als 25 Jahren rund acht bis 15 Fam Trips im Jahr organisiert, rät: „Fam Trips sind für uns eines der wichtigsten Instrumente im MICE-Marketing. Eine Präsentation auf Papier oder am Bildschirm ersetzt niemals den persönlichen Eindruck. Vor Ort erleben die Teilnehmer mit allen Sinnen: Wie fühlt es sich an, Gast in diesem Haus zu sein? Wie ist die Atmosphäre, wie der Service, wie die Umgebung? Genau dieses Gefühl entscheidet später oft über eine Buchung. Für Hotels ist es die Chance, Emotionen und Vertrauen zu vermitteln – und genau das suchen Planer.“ Kein Wunder, dass der Fam Trip zu den klassischen Marketing-Instrumenten der Veranstaltungshotellerie gehört. Sicher ist aber auch: Ein Famtrip ist eine eher aufwendige Marketing-Maßnahme und will daher gut geplant sein!
Wer darf mit?
Wie genau ein Fam Trip aussieht und welche Angebote er enthält, ist erst einmal nicht genau definiert – und genau das macht ihn zu einem so vielseitigen Element. Natürlich kann man ihn als Eventlocation oder Hotel auch in Eigenregie veranstalten. Doch dahinter steckt weit mehr Aufwand, als auf den ersten Blick erscheint, denn es gibt viele Aspekte zu beachten. Noch bevor man sich der konkreten Planung widmet, stellt sich die Frage: Wen wollen wir erreichen, welche Teilnehmer wünschen wir uns? Wer gehört zu meiner Zielgruppe und wird wahrscheinlich auch buchen? Logisch, dass sich die gesamte weitere Ausgestaltung nach den Antworten richtet.
Genau hier liegt übrigens eine der größten Herausforderungen bei der Planung und Umsetzung eines Fam Trips: Selbst wenn Sie als Veranstaltungshotelier diese Zielgruppe gut eingrenzen und definieren, bleibt die essentielle Frage: Woher bekomme ich die passenden Adressen und wie gestalte ich das Einladungsmanagement? All jene Kooperationspartner, mit denen bereits ein Geschäftsverhältnis besteht, stehen ja gerade nicht im Mittelpunkt. Ebenfalls nicht ganz unwichtig: Wie verhindere ich die Teilnahme eloquenter Schnorrer (und davon gibt es nicht wenige, wie Branchen-Insider wissen)? Hier kommen sehr oft professionelle Agenturen und Branchenverbände ins Spiel, die über erprobte Adress-Pools verfügen – und die Zeit, Einladungen sowie An- (und leider auch Ab-)meldungen zu managen.
Klare Ziele führen zum Erfolg
Parallel zur Teilnehmerauswahl stellt sich auch die Frage: „Welches Bild will ich transportieren und wo liegen die Stärken des Hauses?“, erklärt Tanja Schramm, CEO und Geschäftsführerin des B2B- Veranstaltungsplanungsnetzwerk Meet Germany und selbst Fam-Trip-Organisatorin. Damit der Fam Trip ein Erfolg wird, sollte man sich klare Ziele setzen: Geht es eher darum, generell bekannter zu werden? Oder darum, einen Nischen-Aspekt zu promoten, der bisher wenig Beachtung fand? Eine Location, die beispielsweise mit exzellentem vegetarischem und veganem Catering oder einer ganz besonderen Lernumgebung locken kann, die vielleicht so idyllisch liegt, dass man es kaum adäquat mit Fotos transportieren kann, wird dies in den Vordergrund stellen. Andere Besonderheiten – die ruhige Klosteratmosphäre, das heimelige Gefühl des Hauses, die ausgefallene Architektur – lassen sich schwer in Worte fassen. Ein kurzer Moment der Introspektion steht also immer am Anfang eines gelungenen Fam Trips.
So viele Möglichkeiten!
Wie genau der Fam Trip nun ausgestaltet ist, ist immer auch Ansichtssache. Till Runte betont: „Kein Fam Trip verläuft nach Schema F, sondern wird individuell zusammengestellt, damit die Interessen des gastgebenden Hotels bestmöglich berücksichtigt und die Ziele erreicht werden.“ Ein beliebtes Modell sind ein- oder mehrtägige Fam Trips, bei denen die Teilnehmer gleich eine ganze Reihe von Hotels und Locations einer Region kennenlernen, also von einer Location zu nächsten gebracht werden, wie Meet Germany es bei den so genannten „Touren“ praktiziert. Je nach Ziel sind eventuell auch lokale Attraktionen Teil des Tourverlaufs. Je mehr Stationen ein solcher Fam Trip hat, desto komplexer die Planung. Eine weitere mögliche Variante: Hotels, Veranstalter und lokale Attraktionen einer Region zusammentun, um sich gemeinsam zu präsentieren. Genauso möglich sind jedoch auch längere Aufenthalte mit ein bis zwei Übernachtungen. Oder man entscheidet sich für eine umfangreichere Variante, wie Susanne Illerhaus: „Ein Fam Trip dauert in der Regel zwei bis drei Tage. Auf dem Programm stehen Hotelbesichtigungen, Einblicke hinter die Kulissen und die Vorstellung der Tagungsmöglichkeiten. Dazu kommen regionale Highlights wie Kultur, Natur oder Teambuilding-Aktivitäten. Ein beliebtes Element ist außerdem unser Speed-Networking-Workshop, bei dem die Teilnehmer in kurzer Zeit viele neue Kontakte knüpfen“.
Ob die Reisen unter der Woche oder am Wochenende stattfinden, ist Ansichtssache. Für Till Runte ist klar: „Die Fam Trips beginnen Freitag abends mit einem Get-together sowie Abendessen und beinhalten eine oder sogar zwei Übernachtungen. Wir unterstellen, dass die Teilnehmenden diese Trips in ihrer Freizeit unternehmen, weil sie in der Regel keine Freistellung innerhalb einer Arbeitswoche erhalten würden.“ Und er plädiert dafür, auch den Partner oder die Partnerin einzuladen: „Wir gestatten ebenfalls, dass Partner mitgebracht werden dürfen, um der Work-Life-Balance Rechnung zu tragen. Ein begleitender Partner kann auch als ‚Verstärker‘ dienen, der die Wahrnehmungen und Eindrücke unterstützt“.
Nicht zuletzt stellt sich die Frage nach der Gruppengröße: „Wir geben als Empfehlung an die Hotels aus, für einen Fam Trip mit 8 bis 12 Teilnehmenden zuzüglich Partnern zu planen. Bei dieser Gruppengröße kann man individuell mit jedem Teilnehmer ins Gespräch kommen und ihn und seine Vorlieben kennenlernen“, erklärt Till Runte. Bei Susanne Illerhaus dürfen es 10 bis 25 Personen sein, „so bleibt genug Raum für Austausch und persönliche Gespräche“, während Tanja Schramm auch mit größeren Gruppen arbeitet.
So weckt man Begeisterung
Egal, für welche Variante man sich entscheidet: In allen Fällen heißt es, ein kleines Programm zu erstellen, um die Eventlocation oder das Hotel zu präsentieren. „Dieser Mix aus Hotelbesichtigung, Rahmenprogramm, kulinarischen Erlebnissen und Networking-Elementen ist der Kern eines Fam Trips“, betont Tanja Schramm. Auch Susanne Illerhaus rät Hoteliers: „Entscheidend ist, dem Kunden zu zeigen: Wenn du bei mir buchst, sind deine Gäste in den besten Händen. Das gelingt mit Authentizität – keine Show, sondern echte Einblicke. Wichtig ist auch, den USP klar herauszustellen: Was unterscheidet mein Haus von anderen Häusern?“
Man muss dazu sagen: Herkömmliche „hotel inspections“ sind bei Expedienten und Journalisten mitunter gefürchtet, denn oft laufen sie nach dem immer gleichen (und, Sie ahnen es schon, nicht gerade spannenden) Schema ab: Eine Angestellte des Hotels schnappt sich eine Handvoll Schlüssel an der Rezeption und zeigt allen Teilnehmern gleichzeitig jeweils ein Zimmer der unterschiedlichen Kategorien: Kurz anklopfen, alle reindrängeln lassen, hier ist das Bad und das sind unsere Zimmer... langweiliger kann man so eine Besichtigung nicht aufziehen. So also nicht – doch wie plant man ein ansprechendes Programm?
Geeignete Elemente können sein:
• Ungewöhnliche Aktivitäten, die die Region erlebbar machen – egal, ob es ein Kochkurs, ein thematischer Ausflug in die Umgebung oder eben lokale Spezialitäten sind: Je zielgerichteter und ausgesuchter, desto besser.
• Spannende Geschichten aus dem Hotelalltag oder interessante historische Hintergründe.
• Zeit für eigene Erkundungen der Location.
• Wenn möglich, die Präsentation weiterer regionaler Partner der Destination.
• Die Möglichkeit, Kreativkonzepte, für die die Location steht, selbst auszuprobieren.
• Nicht zuletzt gehört auch Networking dazu, also die Möglichkeit, sich mit den kompetenten Ansprechpartnern des Hotels auszutauschen und die anderen Teilnehmer besser kennenzulernen. Dies gerne bei einem Buffet oder Glas Wein.
Wichtig ist immer: Das Programm eines Fam Trips ist keine Verkaufsveranstaltung, sondern eine originelle Vorstellung: Authentizität und persönliches Erlebnis sind essentiell!
WEITERLESEN? Den kompletten Artikel samt Interviews mit Fam-Trip-erfahrenen TOP 250 Hoteliers sowie Insider-Tipps von Fam-Trip-Veranstaltern finden Sie in Ausgabe 1-2026 unseres Magazins TOP 250 Germany INSIDE (Online-Ausgabe über den Link, umblättern durch Klick in die Ecken).
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Auch Susanne Illerhaus, Inhaberin von Illerhaus Marketing, die mit ihrem Unternehmen seit mehr als 25 Jahren rund acht bis 15 Fam Trips im Jahr organisiert, rät: „Fam Trips sind für uns eines der wichtigsten Instrumente im MICE-Marketing. Eine Präsentation auf Papier oder am Bildschirm ersetzt niemals den persönlichen Eindruck. Vor Ort erleben die Teilnehmer mit allen Sinnen: Wie fühlt es sich an, Gast in diesem Haus zu sein? Wie ist die Atmosphäre, wie der Service, wie die Umgebung? Genau dieses Gefühl entscheidet später oft über eine Buchung. Für Hotels ist es die Chance, Emotionen und Vertrauen zu vermitteln – und genau das suchen Planer.“ Kein Wunder, dass der Fam Trip zu den klassischen Marketing-Instrumenten der Veranstaltungshotellerie gehört. Sicher ist aber auch: Ein Famtrip ist eine eher aufwendige Marketing-Maßnahme und will daher gut geplant sein!
Wer darf mit?
Wie genau ein Fam Trip aussieht und welche Angebote er enthält, ist erst einmal nicht genau definiert – und genau das macht ihn zu einem so vielseitigen Element. Natürlich kann man ihn als Eventlocation oder Hotel auch in Eigenregie veranstalten. Doch dahinter steckt weit mehr Aufwand, als auf den ersten Blick erscheint, denn es gibt viele Aspekte zu beachten. Noch bevor man sich der konkreten Planung widmet, stellt sich die Frage: Wen wollen wir erreichen, welche Teilnehmer wünschen wir uns? Wer gehört zu meiner Zielgruppe und wird wahrscheinlich auch buchen? Logisch, dass sich die gesamte weitere Ausgestaltung nach den Antworten richtet.
Genau hier liegt übrigens eine der größten Herausforderungen bei der Planung und Umsetzung eines Fam Trips: Selbst wenn Sie als Veranstaltungshotelier diese Zielgruppe gut eingrenzen und definieren, bleibt die essentielle Frage: Woher bekomme ich die passenden Adressen und wie gestalte ich das Einladungsmanagement? All jene Kooperationspartner, mit denen bereits ein Geschäftsverhältnis besteht, stehen ja gerade nicht im Mittelpunkt. Ebenfalls nicht ganz unwichtig: Wie verhindere ich die Teilnahme eloquenter Schnorrer (und davon gibt es nicht wenige, wie Branchen-Insider wissen)? Hier kommen sehr oft professionelle Agenturen und Branchenverbände ins Spiel, die über erprobte Adress-Pools verfügen – und die Zeit, Einladungen sowie An- (und leider auch Ab-)meldungen zu managen.
Klare Ziele führen zum Erfolg
Parallel zur Teilnehmerauswahl stellt sich auch die Frage: „Welches Bild will ich transportieren und wo liegen die Stärken des Hauses?“, erklärt Tanja Schramm, CEO und Geschäftsführerin des B2B- Veranstaltungsplanungsnetzwerk Meet Germany und selbst Fam-Trip-Organisatorin. Damit der Fam Trip ein Erfolg wird, sollte man sich klare Ziele setzen: Geht es eher darum, generell bekannter zu werden? Oder darum, einen Nischen-Aspekt zu promoten, der bisher wenig Beachtung fand? Eine Location, die beispielsweise mit exzellentem vegetarischem und veganem Catering oder einer ganz besonderen Lernumgebung locken kann, die vielleicht so idyllisch liegt, dass man es kaum adäquat mit Fotos transportieren kann, wird dies in den Vordergrund stellen. Andere Besonderheiten – die ruhige Klosteratmosphäre, das heimelige Gefühl des Hauses, die ausgefallene Architektur – lassen sich schwer in Worte fassen. Ein kurzer Moment der Introspektion steht also immer am Anfang eines gelungenen Fam Trips.
So viele Möglichkeiten!
Wie genau der Fam Trip nun ausgestaltet ist, ist immer auch Ansichtssache. Till Runte betont: „Kein Fam Trip verläuft nach Schema F, sondern wird individuell zusammengestellt, damit die Interessen des gastgebenden Hotels bestmöglich berücksichtigt und die Ziele erreicht werden.“ Ein beliebtes Modell sind ein- oder mehrtägige Fam Trips, bei denen die Teilnehmer gleich eine ganze Reihe von Hotels und Locations einer Region kennenlernen, also von einer Location zu nächsten gebracht werden, wie Meet Germany es bei den so genannten „Touren“ praktiziert. Je nach Ziel sind eventuell auch lokale Attraktionen Teil des Tourverlaufs. Je mehr Stationen ein solcher Fam Trip hat, desto komplexer die Planung. Eine weitere mögliche Variante: Hotels, Veranstalter und lokale Attraktionen einer Region zusammentun, um sich gemeinsam zu präsentieren. Genauso möglich sind jedoch auch längere Aufenthalte mit ein bis zwei Übernachtungen. Oder man entscheidet sich für eine umfangreichere Variante, wie Susanne Illerhaus: „Ein Fam Trip dauert in der Regel zwei bis drei Tage. Auf dem Programm stehen Hotelbesichtigungen, Einblicke hinter die Kulissen und die Vorstellung der Tagungsmöglichkeiten. Dazu kommen regionale Highlights wie Kultur, Natur oder Teambuilding-Aktivitäten. Ein beliebtes Element ist außerdem unser Speed-Networking-Workshop, bei dem die Teilnehmer in kurzer Zeit viele neue Kontakte knüpfen“.
Ob die Reisen unter der Woche oder am Wochenende stattfinden, ist Ansichtssache. Für Till Runte ist klar: „Die Fam Trips beginnen Freitag abends mit einem Get-together sowie Abendessen und beinhalten eine oder sogar zwei Übernachtungen. Wir unterstellen, dass die Teilnehmenden diese Trips in ihrer Freizeit unternehmen, weil sie in der Regel keine Freistellung innerhalb einer Arbeitswoche erhalten würden.“ Und er plädiert dafür, auch den Partner oder die Partnerin einzuladen: „Wir gestatten ebenfalls, dass Partner mitgebracht werden dürfen, um der Work-Life-Balance Rechnung zu tragen. Ein begleitender Partner kann auch als ‚Verstärker‘ dienen, der die Wahrnehmungen und Eindrücke unterstützt“.
Nicht zuletzt stellt sich die Frage nach der Gruppengröße: „Wir geben als Empfehlung an die Hotels aus, für einen Fam Trip mit 8 bis 12 Teilnehmenden zuzüglich Partnern zu planen. Bei dieser Gruppengröße kann man individuell mit jedem Teilnehmer ins Gespräch kommen und ihn und seine Vorlieben kennenlernen“, erklärt Till Runte. Bei Susanne Illerhaus dürfen es 10 bis 25 Personen sein, „so bleibt genug Raum für Austausch und persönliche Gespräche“, während Tanja Schramm auch mit größeren Gruppen arbeitet.
So weckt man Begeisterung
Egal, für welche Variante man sich entscheidet: In allen Fällen heißt es, ein kleines Programm zu erstellen, um die Eventlocation oder das Hotel zu präsentieren. „Dieser Mix aus Hotelbesichtigung, Rahmenprogramm, kulinarischen Erlebnissen und Networking-Elementen ist der Kern eines Fam Trips“, betont Tanja Schramm. Auch Susanne Illerhaus rät Hoteliers: „Entscheidend ist, dem Kunden zu zeigen: Wenn du bei mir buchst, sind deine Gäste in den besten Händen. Das gelingt mit Authentizität – keine Show, sondern echte Einblicke. Wichtig ist auch, den USP klar herauszustellen: Was unterscheidet mein Haus von anderen Häusern?“
Man muss dazu sagen: Herkömmliche „hotel inspections“ sind bei Expedienten und Journalisten mitunter gefürchtet, denn oft laufen sie nach dem immer gleichen (und, Sie ahnen es schon, nicht gerade spannenden) Schema ab: Eine Angestellte des Hotels schnappt sich eine Handvoll Schlüssel an der Rezeption und zeigt allen Teilnehmern gleichzeitig jeweils ein Zimmer der unterschiedlichen Kategorien: Kurz anklopfen, alle reindrängeln lassen, hier ist das Bad und das sind unsere Zimmer... langweiliger kann man so eine Besichtigung nicht aufziehen. So also nicht – doch wie plant man ein ansprechendes Programm?
Geeignete Elemente können sein:
• Ungewöhnliche Aktivitäten, die die Region erlebbar machen – egal, ob es ein Kochkurs, ein thematischer Ausflug in die Umgebung oder eben lokale Spezialitäten sind: Je zielgerichteter und ausgesuchter, desto besser.
• Spannende Geschichten aus dem Hotelalltag oder interessante historische Hintergründe.
• Zeit für eigene Erkundungen der Location.
• Wenn möglich, die Präsentation weiterer regionaler Partner der Destination.
• Die Möglichkeit, Kreativkonzepte, für die die Location steht, selbst auszuprobieren.
• Nicht zuletzt gehört auch Networking dazu, also die Möglichkeit, sich mit den kompetenten Ansprechpartnern des Hotels auszutauschen und die anderen Teilnehmer besser kennenzulernen. Dies gerne bei einem Buffet oder Glas Wein.
Wichtig ist immer: Das Programm eines Fam Trips ist keine Verkaufsveranstaltung, sondern eine originelle Vorstellung: Authentizität und persönliches Erlebnis sind essentiell!
WEITERLESEN? Den kompletten Artikel samt Interviews mit Fam-Trip-erfahrenen TOP 250 Hoteliers sowie Insider-Tipps von Fam-Trip-Veranstaltern finden Sie in Ausgabe 1-2026 unseres Magazins TOP 250 Germany INSIDE (Online-Ausgabe über den Link, umblättern durch Klick in die Ecken).
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