In Hotels gelten Seminarleiter und Trainer zuweilen als eine exotische, sensible und auch nicht immer ganz leicht zu handhabende Zielgruppe. Aus dem Nähkästchen geplaudert… manch einer würde scherzhaft sogar sagen, dass diese Zielgruppe schwierig ist. Bekanntlich liegt in jedem Scherz auch ein gerütteltes Maß an Wahrheit. Doch warum erscheinen sie als schwierig? Ein Sprichwort sagt: „Wenn einer eine Reise tut, dann kann er was erzählen“. Nun, Trainer sind Menschen, die, wenn ihr Geschäft gut läuft, im Verlauf eines Jahres 100 und mehr Reisetage und damit Aufenthalte in Hotels haben.

Und so erleben wir, Monica Nuñez und Markus Weidner, die wir als Trainer unter anderem auch für die repecon akademie Seminare durchführen, wie viele unserer Trainer-Kolleginnen und Kollegen, eine Bandbreite an guten und schlechten Erfahrungen in Tagungshotels. Wir können aufgrund der hohen Erlebnisdichte bei unseren Seminarreisen wie kaum ein anderer vergleichen. Wir sehen einzelne Glanzleistungen und freuen uns darüber. Wir sehen auch Versagen in einzelnen Hotels und leiden darunter, weil dadurch das Gelingen der eigenen Seminarveranstaltung erschwert wird. Wir erleben Missstände, die sich innerhalb der gesamten Branche über das ganze Land und seit vielen Jahren immer wieder aufs Neue zeigen. Und wenn es häufiger unschöne Erlebnisse gibt, die sich regelmäßig wiederholen, dann beginnt es zu nerven. Ja, es nervt, wenn wir im Seminarraum einen unordentlichen Moderatorenkoffer vorfinden, es für die Tagungsbetreuung eine Überraschung ist, dass es zu den Pinnwänden auch Pinnnadeln braucht, der Flipchart-Block gerade mal 4 Blätter umfasst, schlimmer noch, wenn beschriftete Flipcharts des Vorgängers noch hängen, oder man immer wieder darum bitten muss, dass ein Mülleimer in den Seminarraum gestellt wird. Auf den ersten Blick kann man zwar sagen: „Naja, so schlimm ist das doch nicht, dann sortiert man die Karten fix selbst oder man fragt eben nach.“ Doch selbst das mit dem Nachfragen kann herausfordernd sein. Entweder ist kein Mitarbeiter greifbar oder es gibt kein Telefon, das die Kommunikation vereinfachen würde. Und ja, all das ist im Einzelfall kein Beinbruch, doch aus der regelmäßigen Beobachtung heraus können wir sagen, dass es 10 bis 15 Mängel gibt, die in einer Regelmäßigkeit über fast alle Hotelkategorien hinweg immer wieder auftauchen.

Systematische Umsetzung statt „einfach mitdenken“
Und das ist nicht verwunderlich, denn diejenigen, die die Seminarräume stellen, sind nicht die Menschen, die diese Räume regelmäßig nutzen. Daher hilft es auch nicht, wenn man dem Kollegen sagt: „Naja, Du musst ja nur mit der Brille des Kunden sehen, dann wirst Du schon an alles denken.“ So einfach ist es leider nicht. Selbst in spezialisierten Seminar- und Tagungshotels kommt es immer wieder vor, dass die vermeintlichen Selbstverständlichkeiten übersehen werden, sobald die fachlich ausgebildeten Tagungsbetreuer ihren freien Tag haben oder im Urlaub sind. In diesem Fall fehlt es an systematischen Führungsinstrumenten, die auch bei Abwesenheit der Fachkraft die Umsetzung der Fachinhalte durch angelernte Laien garantiert. Und die systematischen Führungsinstrumente zu etablieren, das ist Führungsaufgabe, die die Leitung einer Tagungsabteilung zu leisten hat. Sonst regiert König „Zufall“ und das bringt mitunter Stilblüten hervor, die man sich nicht ausdenken kann.
Erst kürzlich hat Monica in Seminarhotels einige „Stilblüten“ erlebt. Der Seminarraum war mit einem Decken-Beamer ausgestattet. Soweit ein professionelles Merkmal für den Seminarraum. Allerdings hatte man offenbar vergessen, die Kabelführung für das HDMI-Kabel zum Beamer über die Decke, an der Wand entlang und über den Boden so zu führen, dass das Kabel mehr oder weniger „unsichtbar“ mit dem Beamer verbunden werden kann. Stattdessen hing das Kabel einfach mitten im Raum, zwischen dem Referententisch und den Teilnehmern, herunter. Auch wenn die Lösung pragmatisch war, um die Verbindung herzustellen…professionell geht anders. Im anderen Beispiel hatte der Raum Säulen, was ja vom Grundsatz her das Arbeiten im Raum erschwert. Doch die Tatsache der Säulen war nicht das Problem, sondern der Umgang mit der Situation. Die Bestuhlung war so unglücklich gestellt, dass zwei der Teilnehmer eine Säule direkt vor ihrer Nase gehabt hätten. Durch Umstellen der Tische und Stühle konnte Monica diesen Fauxpas auflösen… leider zu Lasten ihrer eigenen Vorbereitungszeit für das Seminar.

Persönliches Verständnis so wichtig wie Checklisten
Wir reisen nun schon seit weit über 20 Jahren als Trainer in unseren Themenfeldern für die Hotellerie und zahlreichen anderen Branchen und beobachten immer wieder die gleichen Unzulänglichkeiten, die kleinen und die größeren. Aus diesen Beobachtungen heraus haben wir seinerzeit für die repecon akademie das Seminarformat „Professionelle Tagungsbetreuung“ entwickelt. In den zwei Seminartagen plaudern wir gerne aus dem Nähkästchen und berichten vor allem auch aus der Trickkiste, die Trainer hinter den Kulissen ihrer Trainerarbeit bereithalten.
Eine Vielzahl von Veranstaltungsformaten, die sich in der Weiterbildungsszene entwickelt haben, bringt eine Vielzahl von unterschiedlichen Anforderungen und Erwartungen hervor, die von der Trainer- und Referentenwelt an die Dienstleistungsunternehmen rund um das Veranstaltungsgeschäft gestellt werden. Vieles ist offensichtlich, aber manches erkennt und versteht man nur, wenn man sich tatsächlich einmal die Brille des Trainers oder auch der Seminarteilnehmer aufsetzt. Auf all diese kleinen und großen Anforderungen gehen wir im Seminar „Tagungsprofessional intern“ ein und beleuchten, was Referenten und Veranstaltungsleiter lieben – und was eben nicht… und das aus erster Hand. Welche Erwartungen haben diese im Jahr 2024 und wie können wir diese ganz leicht und praktisch erfüllen?
Praktische Umsetzung ist das zentrale Thema bei diesem Training. Es wird nicht nur Theorie beleuchtet, sondern wir sind ganz pragmatisch und bringen viele gute Beispiele mit, zeigen dies an vorhandenen Materialien im Raum, untermalen mit Fotos und natürlich Anekdoten aus unserem Trainerleben. Und danach weiß jeder, dass es eben doch auf das perfekte Set-up im Raum ankommt, und dass es für unterschiedliche Veranstaltungsformate eben auch sehr unterschiedlich sein kann. So unterschiedlich wie auch die Persönlichkeiten der Referenten: Was den einen noch tiefenentspannt sein lässt, bringt den anderen schon auf die Palme.

Aus unserer Sicht sollten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die im Veranstaltungsbereich eines Hotels arbeiten, dieses Seminar besuchen, um ein umfassendes Verständnis ihrer Zielgruppe und deren Anforderungen zu erlangen und das Gelernte im eigenen Haus umzusetzen. Wir sprechen darüber, welche Anforderungen und Erwartungen Trainer heutzutage an eine perfekte Veranstaltungsbetreuung haben – und weshalb ein „Okay“-Service nicht mehr ausreichend ist. Wir besprechen Checklisten sowohl für eine optimale Vorbereitung des Veranstaltungsraumes als auch für die Betreuung während einer Veranstaltung. Teilnehmer erfahren nicht nur einiges zur positiven Kommunikation mit Referenten und Veranstaltungsgästen, sondern üben auch konkretes Verhalten in schwierigen Situationen und bei Reklamationen ein. Sie lernen, Begeisterungsmomente zu kreieren, die nachhaltig in Erinnerung bleiben, und die Chance des Follow-up-Gespräches vollständig zu nutzen.
Und so vergeht kein Seminar ohne diverse „Aha“-Momente der Teilnehmer und Sätze wie „So, habe ich das noch nicht gesehen. Macht aber total Sinn!“ Die vielen positiven Praxisbeispiele sind geeignet, dass jeder, der die Bedeutung der konkreten Umsetzung verstanden hat, diese schnell und einfach für den eigenen Betrieb übernehmen kann. Dabei setzen wir nicht erst kurz vor Veranstaltungsbeginn an, sondern schauen auch auf die Dinge, die im Vorfeld und im Nachgang bei einer Veranstaltung zu beachten sind, womit wir ganz einfach und optimal punkten und unser Hotel professionell darstellen können.

Kurzum – im Seminar „Tagungsprofessional intern“ vermitteln wir, worauf es heute bei einer guten Seminarbetreuung ankommt. Wir sind gespannt, wer uns das nächste Mal auf unserer Mission, die Herzen von Referentinnen und Referenten zu gewinnen, begleitet. Wir freuen uns auf jeden Einzelnen!

Das nächste Seminar "Tagungsprofessional" findet am 21. + 22. Februar 2025 statt. Anmeldung über die repecon akademie:

• https://www.repecon-akademie.de/praesenz-seminare/tagungsprofessional-intern