MICE Portal
Auf dem MICE Executive Circle (MEC) 2025 hat die Branche die größten Reibungspunkte im Tagungsmarkt benannt und in konkrete Regeln übersetzt: Erstangebote binnen zwei Tagen, revisionssichere Abrechnungen und strukturierte Änderungsprozesse.
Im Fokus standen zwei technologische Neuerungen von MICE Portal: MICE CATCH, das die klassische Angebotseinholung umkehrt: Kunden veröffentlichen Anfragen, Hotels holen sich passende Projekte aktiv, und der „MICE Agent“, der erste vollintegrierte KI-Agent, der aus Zielvorgaben definierte Prozesse eigenständig ausführt. Rund 100 Teilnehmende aus Einkauf, Hotellerie und Eventpraxis waren vor Ort.
Binnen weniger Stunden zum Angebot
Einhelliger Konsens war: Gezielte und vollständige Ansprache passender Hotels beschleunigt den Angebotsprozess, sodass Erstangebote für komplexe Anfragen spätestens binnen zwei Arbeitstagen vorliegen. 75 Prozent aller Anfragen betreffen Gruppen bis 25 Personen, dort liegt die Antwortzeit im Schnitt unter acht Stunden. Hier unterstützt künftig MICE CATCH: Statt ausschließlich Hotels anzufragen, veröffentlichen Kunden ihre Anfrage und Hotels können sich passende Anfragen aktiv holen. So lassen sich Buchungslücken schließen, während Kunden für kurzfristige Meetings oder Events ohne festgelegte Destination passende Angebote erhalten. Der MICE Agent verstärkt dies zusätzlich, indem er bereits bei der Erstellung Vorschläge passend zum Veranstaltungsziel macht und geeignete Hotels anfragt, sodass ein rasches Antwortszenario entsteht. Eine sinnvolle Ergänzung: Für Hotels im Umland steigt dadurch zum Beispiel die Sichtbarkeit, besonders wenn Innenstadt-Kapazitäten knapp sind.
Abrechnungsfehler abstellen
Im Rechnungslauf kristallisierten sich drei klare Kernthemen heraus: fehlende Referenznummern, unklare Leistungszeiträume und gemischte Positionen, etwa Raummiete und Catering in einer Zeile. Die Lösung: Pflichtangaben bereits in der Anfrage führen, Leistung vor der Rechnung abnehmen und Bestellung, erbrachte Leistung und Rechnung systematisch abgleichen. So sinken Rückfragen und Korrekturen, die Durchlaufzeit verkürzt sich. Ein Benefit, der mit strengeren Rechnungsanforderungen seit 2025 wichtiger wird. Rafael Sedlmair, Projektmanagement MICE Portal: „Wenn Referenz, Zeitraum und Rollenplan vorne klar sind, ist der Klärungsaufwand hinten spürbar kleiner.“
Änderungen geordnet steuern: vom Suchen zum Handeln
Bei Änderungen, etwa in der Teilnehmerzahl oder beim Termin, greift ein definierter Ablauf: Raum und Bestuhlung prüfen, Catering anpassen, Technik aktualisieren, Preisänderung markieren, Freigabe einholen, Referenznummer fortschreiben und Partner informieren. KI führt definierte Routine- und Systemschritte eigenständig aus, entscheidungsrelevante Freigaben bleiben beim Team. Der MICE Agent erstellt das Projekt, wählt passende Leistungen, schlägt Anbieter vor, fügt sie hinzu und versendet die Anfragen. Dabei können systemweit über 50 Funktionen eigenständig ausgeführt werden. Eine Befragung im Plenum zeigte: Viele arbeiten bereits mit KI-Tools, die Akzeptanz wächst. Dazu Vinzenz von Brühl, COO MICE Portal: „Wir stellen den Wechsel vom Suchen zum Handeln in den Mittelpunkt: Der MICE Agent übernimmt Routine- und Systemschritte eigenständig, bei kritischen Entscheidungen holt er die Freigabe des Teams ein.“
Josephine von Brühl, CEO MICE Portal, zieht Bilanz: „Der MICE Executive Circle hat gezeigt, worauf es künftig ankommt: vollständige Briefings für schnelle Angebote, klare Pflichtangaben für transparente Abrechnung und definierte Abläufe für Änderungen. Entscheidend ist, dass alle Beteiligten nach denselben Spielregeln arbeiten. Mit 25 Jahren Projekterfahrung wissen wir, wie solche Standards Wirkung entfalten – und wo Künstliche Intelligenz Routine entlastet, ohne den Menschen aus der Verantwortung zu nehmen.“
Binnen weniger Stunden zum Angebot
Einhelliger Konsens war: Gezielte und vollständige Ansprache passender Hotels beschleunigt den Angebotsprozess, sodass Erstangebote für komplexe Anfragen spätestens binnen zwei Arbeitstagen vorliegen. 75 Prozent aller Anfragen betreffen Gruppen bis 25 Personen, dort liegt die Antwortzeit im Schnitt unter acht Stunden. Hier unterstützt künftig MICE CATCH: Statt ausschließlich Hotels anzufragen, veröffentlichen Kunden ihre Anfrage und Hotels können sich passende Anfragen aktiv holen. So lassen sich Buchungslücken schließen, während Kunden für kurzfristige Meetings oder Events ohne festgelegte Destination passende Angebote erhalten. Der MICE Agent verstärkt dies zusätzlich, indem er bereits bei der Erstellung Vorschläge passend zum Veranstaltungsziel macht und geeignete Hotels anfragt, sodass ein rasches Antwortszenario entsteht. Eine sinnvolle Ergänzung: Für Hotels im Umland steigt dadurch zum Beispiel die Sichtbarkeit, besonders wenn Innenstadt-Kapazitäten knapp sind.
Abrechnungsfehler abstellen
Im Rechnungslauf kristallisierten sich drei klare Kernthemen heraus: fehlende Referenznummern, unklare Leistungszeiträume und gemischte Positionen, etwa Raummiete und Catering in einer Zeile. Die Lösung: Pflichtangaben bereits in der Anfrage führen, Leistung vor der Rechnung abnehmen und Bestellung, erbrachte Leistung und Rechnung systematisch abgleichen. So sinken Rückfragen und Korrekturen, die Durchlaufzeit verkürzt sich. Ein Benefit, der mit strengeren Rechnungsanforderungen seit 2025 wichtiger wird. Rafael Sedlmair, Projektmanagement MICE Portal: „Wenn Referenz, Zeitraum und Rollenplan vorne klar sind, ist der Klärungsaufwand hinten spürbar kleiner.“
Änderungen geordnet steuern: vom Suchen zum Handeln
Bei Änderungen, etwa in der Teilnehmerzahl oder beim Termin, greift ein definierter Ablauf: Raum und Bestuhlung prüfen, Catering anpassen, Technik aktualisieren, Preisänderung markieren, Freigabe einholen, Referenznummer fortschreiben und Partner informieren. KI führt definierte Routine- und Systemschritte eigenständig aus, entscheidungsrelevante Freigaben bleiben beim Team. Der MICE Agent erstellt das Projekt, wählt passende Leistungen, schlägt Anbieter vor, fügt sie hinzu und versendet die Anfragen. Dabei können systemweit über 50 Funktionen eigenständig ausgeführt werden. Eine Befragung im Plenum zeigte: Viele arbeiten bereits mit KI-Tools, die Akzeptanz wächst. Dazu Vinzenz von Brühl, COO MICE Portal: „Wir stellen den Wechsel vom Suchen zum Handeln in den Mittelpunkt: Der MICE Agent übernimmt Routine- und Systemschritte eigenständig, bei kritischen Entscheidungen holt er die Freigabe des Teams ein.“
Josephine von Brühl, CEO MICE Portal, zieht Bilanz: „Der MICE Executive Circle hat gezeigt, worauf es künftig ankommt: vollständige Briefings für schnelle Angebote, klare Pflichtangaben für transparente Abrechnung und definierte Abläufe für Änderungen. Entscheidend ist, dass alle Beteiligten nach denselben Spielregeln arbeiten. Mit 25 Jahren Projekterfahrung wissen wir, wie solche Standards Wirkung entfalten – und wo Künstliche Intelligenz Routine entlastet, ohne den Menschen aus der Verantwortung zu nehmen.“
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