25.04.2024

Gäste begeistern, Mitarbeitende entlasten: Digitale Kommunikation

Gastfreund GmbH

Erstes Bild von Gäste begeistern, Mitarbeitende entlasten: Digitale Kommunikation In der heutigen Welt, in der Reisende mit wenigen Fingertipps per Smartphone ein Taxi rufen, einen Tisch reservieren und sogar ein Businessmeeting abhalten, müssen Hotels auch hinsichtlich ihrer Gästekommunikation mithalten. Mit der digitalen Gästemappe bietet Gastfreund alles, was dafür nötig ist – inklusive Schnittstelle zu anderer Hotelsoftware, wie Property Management Systemen. Das erleichtert Prozesse im Arbeitsalltag der Hotel-Teams und begeistert die Gäste.

Kommunikation direkt über das Smartphone der Gäste
Gedruckte Infomappen, stapelweise Flyer und lange Erklärungen beim Check-in sind out. Hoteliers informieren ihre Gäste heutzutage digital, beispielsweise mit der digitalen Gästemappe von Gastfreund. Diese enthält alle Informationen, Tipps und Angebote des Hotels und ist als App oder im Browser verfügbar. Da die Reisenden ihr Smartphone jederzeit dabeihaben, reicht ein QR-Code oder ein Link zur digitalen Gästemappe in der Buchungsbestätigung. Anschließend erreichen Hoteliers die Gäste genau da, wo sie gerade sind – noch zu Hause, unterwegs oder bereits im Hotel.

Neben Chat, Push-Nachrichten und dem Reiseführer für die Region bieten dabei vor allem digitale Anfrage- und Buchungsformulare einen großen Mehrwert für die Gastgeber und Gäste. Denn damit buchen die Gäste mit wenigen Klicks Angebote für den Aufenthalt hinzu. Das berichtet unter anderem Jürgen Wegmann aus dem Wald- & Schlosshotel Friedrichsruhe:

"Das Gefühl, voll informiert zu sein und jederzeit flexibel entscheiden zu können, ist ein Grundbedürfnis unserer Gäste. Mit Gastfreund erfüllen wir dieses und schaffen einen smarten Wohlfühlfaktor. Als zentrale Informationsplattform haben unsere Gäste alles Wichtige auf dem Smartphone – in der App oder im Browser. Sie können auf Tipps in der Region zugreifen, fragen z. B. Spa-Anwendungen oder Tischreservierungen direkt online an. Digitale Kommunikation und persönlicher Service gehen so Hand in Hand und stellen nicht nur die Gäste, sondern auch die Mitarbeiter:innen zufrieden."

PMS-Anbindung: Check-in und Check-out komfortabler denn je
Zeit ist Geld, wenn es um Geschäftsreisen geht. Die meisten Businessgäste wünschen sich deshalb einen reibungslosen Check-in ohne Wartezeiten an der Rezeption. Gastfreund bietet hierfür schon seit längerem einen digitalen Meldeschein an, den die Gäste vorab in der digitalen Gästemappe ausfüllen. Jetzt geht der Software-Anbieter noch einen Schritt weiter: Dank Schnittstellen zu verschiedenen Property Management Systemen landen die Daten direkt im System des Hotels. Die automatisierte Journey Mail fordert die Gäste zu diesem Pre-Check-in auf – vor Ort erfolgt schließlich nur noch die Schlüsselübergabe. Dieser effiziente Prozess macht den Check-in für Gäste und Teammitglieder komfortabler und ist weniger fehleranfällig als eine händische Datenübertragung. Je nach integriertem PMS wickeln die Gäste auch Zahlung und Check-out komplett digital ab.

Entlastung für die Mitarbeitenden mit der Komplettlösung von Gastfreund
Gastfreund hat es sich zum Ziel gesetzt, den Arbeitsalltag von Hoteliers und ihren Teams effizienter und möglichst stressfrei zu gestalten. Dazu tragen neben der digitalen Gästemappe noch weitere Module aus der Gesamtlösung von Gastfreund bei: der Online-Editor für die Hotelzeitung sowie der Infokanal für den Hotel-TV unterstützen zusätzlich bei der Gästebetreuung. Mit dem Hotelboard, der Hotel Operations Plattform von Gastfreund, weiten Gastgeber die Effizienz und Entlastung zudem auf die internen Prozesse aus: Aufgaben verwalten, im Team kommunizieren, wichtige Dokumente teilen und vieles mehr.

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