Die Vorstellung von einer Umstellung auf eine cloudbasierte Lösung kann belastend sein. Schließlich erfordern wesentliche Änderungen Zeit und Aufwand. Doch Hoteliers können den Sprung in die Cloud bedenkenlos wagen. Im Folgenden beschreiben wir fünf Schritte, die die Grundlage für eine nahtlose Umstellung bilden.

1. Das Briefing
Bei der Auswahl eines PMS, das auf die individuellen Anforderungen des jeweiligen Hotels zugeschnitten ist, gibt es natürlich keine Patentlösung. Genau aus diesem Grund ist es so wichtig, Ihre spezifischen Anforderungen an ein neues System zu verstehen. Jede Veränderung ist auch eine einmalige Chance und bietet die Gelegenheit, zu bewerten, was sich bewährt hat und – was noch wichtiger ist – zu ermitteln, in welchen Bereichen Verbesserungsbedarf besteht. Um sich einen Überblick darüber verschaffen zu können, was Sie in Ihrem neuen PMS wirklich brauchen und welche Zwecke es erfüllen soll, sollten Sie alle Stakeholder und Teammitglieder aus dem operativen Betrieb in Ihre Überlegungen einbeziehen.

2. Marktsondierung
Vergleichen Sie Angebote und sprechen Sie mit Anbietern. Nehmen Sie Kontakt zu mindestens drei bis vier verschiedenen Anbietern auf. Im Rahmen der geführten Gespräche erhalten Sie einen breiteren Überblick darüber, wie die Lösungen Ihren Hotelbetrieb unterstützen können. Besprechen Sie Ihre Vorgaben und Anforderungen im Detail. Bitten Sie um Produkt-Vorführungen und halten Sie Ihr Personal an, daran teilzunehmen. Deren unterschiedliche Meinungen geben Ihnen wertvolle Erkenntnisse.

3. Beauftragung eines Anbieters
Stellen Sie eine kleine Auswahl an Anbietern zusammen, die Ihren Anforderungen und Ihrem Budget am besten entsprechen. Stellen Sie sie einer breiteren Runde an Mitarbeiter:innen vor. Bevor Sie zum Abschluss kommen, sollten Sie sowohl die Rechtsabteilung als auch die Geschäftsleitung konsultieren. Sie müssen dabei bedenken, dass Sie nicht nur eine Unterschrift leisten, sondern eine Partnerschaft eingehen, die Einfluss auf Ihren gesamten Hotelbetrieb haben wird.

4. Systemimplementierung und Schulung
Nutzen Sie die Akzeptanz der Teammitglieder, die während der ersten Briefing- und Recherchephasen im Rahmen der Prüfung potenzieller Anbieter entstanden ist. Räumen Sie einer gründlichen Einarbeitung und Schulung Priorität ein. Auf lange Sicht ergeben sich hierdurch wesentliche Vorteile.

Wenn Sie eine Umstellung vor der Hochsaison planen, sollten Sie sicherstellen, dass alle neuen Systeme zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme voll funktionsfähig sind. Vorsicht ist geboten bei der verlockenden Versprechung eines „umfassenden“ Onboarding- oder Schulungsprogramms in nur ein oder zwei Tagen. Während ein neues PMS-System innerhalb dieses Zeitraums aktiviert werden kann, muss sich Ihr Team auch noch mit der Konfiguration befassen.

5. Kontinuierliche Überprüfung und Feedback
Sobald das neue System in Betrieb ist, müssen Sie mit Ihrem Team regelmäßige Follow-up-Maßnahmen und Überprüfungen durchführen. Sammeln Sie Feedback und stimmen Sie es auf das anfängliche Briefing und die Arbeitsergebnisse ab.

Anstatt nach Einzellösungen für bestimmte Funktionen zu suchen, sollten Sie sich für eine Plattform entscheiden, die sich entsprechend Ihren individuellen Anforderungen konfigurieren lässt. Eigenständige Lösungen bieten zwar komplexe und fortschrittliche Funktionen, führen aber oft zu einer isolierten Umgebung, die komplexe Integration erfordert und die betriebliche Effizienz beeinträchtigt.


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