19.11.2025 -
Systemwechsel ohne Chaos
So wird der Change zur Chance im Tagungshotel
Immer mehr Tagungshotels stehen vor einem Systemwechsel – sei es ein neues Property-Management-System (PMS), ein anderer Eventanbieter oder ein komplettes Tech-Stack. Gerade kleinere Häuser unterschätzen jedoch, wie viele Bereiche ineinandergreifen. Wenn Change gut vorbereitet ist, kann er zur echten Chance für Gäste, Mitarbeitende und Abläufe werden.
Wer im Tagungshotel „nur“ das PMS austauscht, greift zu kurz. Zimmerverwaltung, Veranstaltungsplanung, Kasse, Buchhaltung, Channel Manager, Buchungsstrecke und Gästekommunikation hängen eng zusammen. Sobald ein neues System eingeführt wird, verändern sich Prozesse in mehreren Bereichen gleichzeitig – besonders dort, wo Zimmer- und Raumgeschäft ineinandergreifen. Oft trifft moderne Software auf parallel geführte Excel-Listen für Räume, Technik oder Catering. Das führt zu Doppelarbeiten und Fehlerquellen, die erst im Betrieb sichtbar werden.
Viele Systemlandschaften sind historisch gewachsen: neue Tools hinzugekommen, ältere beibehalten, Schnittstellen improvisiert. Deshalb betrifft ein Wechsel meist mehr Abteilungen als erwartet. Gerade in kleineren Häusern spürt man die Auswirkungen sofort. Besser ist es, den Wechsel nicht als IT-Projekt zu betrachten, sondern als strukturierten Veränderungsprozess.
Der wichtigste Schritt liegt in der Reihenfolge: erst die Prozesse, dann die Systeme. Eine Betrachtung des Ist-Zustands schafft Klarheit. Was funktioniert gut? Wo entstehen Rückfragen oder manuelle Korrekturen? Welche Informationen fehlen an Rezeption oder im Tagungsverkauf? Im Veranstaltungsbereich betrifft das vor allem Raumfreigaben, technische Ausstattung, Cateringlogik, den Aufbau des BEO und die Abrechnung. Erfahrungsgemäß entstehen die besten Lösungen, wenn Teams formulieren können, wie ein idealer Ablauf aussehen sollte. Auf dieser Basis lässt sich viel gezielter nach passenden Anbietern suchen.
Hilfreich sind kurze Workshops mit allen betroffenen Abteilungen – Rezeption, Reservierung, Tagungsverkauf, F&B, Housekeeping und Buchhaltung. Anforderungen werden gesammelt, priorisiert und in Must-haves und Nice-to-haves übersetzt. Erst danach lohnt sich der Blick auf konkrete Systeme. In Demos und Testklicks zeigt sich schnell, ob die Logik passt. Gerade diejenigen, die später täglich mit dem System arbeiten, sollten von Anfang an testen.
Auch der Zeitplan ist entscheidend. Zwischen Entscheidung und Go-live sollten 12 bis 14 Monate liegen. Die Auswahlphase dauert meist mehrere Monate, hinzu kommen Datenmigration, Schnittstellenanbindung, Schulungen und Testläufe. Ein Go-live in Hochlastzeiten ist ungünstig – ruhigere Phasen erleichtern dem Team die Einarbeitung. Wichtig ist aber auch: Kein Wechsel läuft komplett reibungslos. Widerstand ist normal, denn Veränderungen durchbrechen Routinen. Und: Die ersten Tage nach dem Start laufen selten perfekt. Systeme brauchen Feinschliff, Teams Routine – das gehört dazu.
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Tipp: Widerstand gehört dazu
Widerstand zu erkennen ist wichtiger, als ihn zu vermeiden. Eine kurze Runde vor Projektstart hilft: „Was bereitet euch Sorgen?“, „Was muss unbedingt funktionieren?“ – das schafft Transparenz und Akzeptanz.
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Vor dem Go-live können Schnittstellen technisch angebunden und mit Testbuchungen geprüft werden. Die vollständige Funktionsfähigkeit zeigt sich jedoch erst im Livebetrieb, wenn Reservierungen, Zahlungen und Veranstaltungsabläufe real durchlaufen. Besonders wichtig ist dabei die Gastsicht: Sichtbarkeiten, Preise und Veranstaltungsinhalte sollten nicht nur für die kommenden Wochen geprüft werden, sondern für den gesamten Zeitraum, der buchbar sein soll. Ein Livegang ohne gründliches Training ist unbedingt zu vermeiden – gerade kleine Teams profitieren davon, sicher im System zu sein, bevor der Alltag startet.
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Tipp: Die Go-live-Phase entlasten
Für die ersten Tage sollten klare Ansprechpartner, weniger Meetings und kurze tägliche Check-ins eingeplant werden. Das gibt Sicherheit – und Raum für den unvermeidbaren Feinschliff.
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Am Ende wird aus dem Change eine echte Chance, wenn Transparenz, Beteiligung und Struktur zusammenkommen. Besonders kleine und mittelständische Tagungshotels profitieren von einem Setup, das Prozesse abbildet, Medienbrüche reduziert und Teams entlastet. So entsteht mehr Zeit für das, was kein System ersetzen kann: persönliche Betreuung und gelungene Veranstaltungen.
Kompakte Checkliste: Systemwechsel im Tagungshotel
• Früh starten: 12–14 Monate bis zum Go-live einplanen.
• Prozesse aufnehmen: Abläufe im Zimmer- und Tagungsbereich dokumentieren, Pain Points sammeln.
• Team einbinden: Abteilungen früh beteiligen, Verantwortlichkeiten festlegen.
• Anforderungen definieren: Must-haves, Nice-to-haves und Schnittstellen klar benennen.
• Migration & Training sichern: Datenübernahme planen, Felder mappen, Schulungen vor Start durchführen.
• Systeme testen (vor dem Go-live): Basis-Tests wie Verfügbarkeitsübermittlung, Testbuchungen und Website-Sichtbarkeit durchführen.
• Systeme & Schnittstellen im Livebetrieb prüfen: Nach dem Go-live alle Funktionen aus Gastsicht testen – für den gesamten Zeitraum, der buchbar sein soll.
Viele Systemlandschaften sind historisch gewachsen: neue Tools hinzugekommen, ältere beibehalten, Schnittstellen improvisiert. Deshalb betrifft ein Wechsel meist mehr Abteilungen als erwartet. Gerade in kleineren Häusern spürt man die Auswirkungen sofort. Besser ist es, den Wechsel nicht als IT-Projekt zu betrachten, sondern als strukturierten Veränderungsprozess.
Der wichtigste Schritt liegt in der Reihenfolge: erst die Prozesse, dann die Systeme. Eine Betrachtung des Ist-Zustands schafft Klarheit. Was funktioniert gut? Wo entstehen Rückfragen oder manuelle Korrekturen? Welche Informationen fehlen an Rezeption oder im Tagungsverkauf? Im Veranstaltungsbereich betrifft das vor allem Raumfreigaben, technische Ausstattung, Cateringlogik, den Aufbau des BEO und die Abrechnung. Erfahrungsgemäß entstehen die besten Lösungen, wenn Teams formulieren können, wie ein idealer Ablauf aussehen sollte. Auf dieser Basis lässt sich viel gezielter nach passenden Anbietern suchen.
Hilfreich sind kurze Workshops mit allen betroffenen Abteilungen – Rezeption, Reservierung, Tagungsverkauf, F&B, Housekeeping und Buchhaltung. Anforderungen werden gesammelt, priorisiert und in Must-haves und Nice-to-haves übersetzt. Erst danach lohnt sich der Blick auf konkrete Systeme. In Demos und Testklicks zeigt sich schnell, ob die Logik passt. Gerade diejenigen, die später täglich mit dem System arbeiten, sollten von Anfang an testen.
Auch der Zeitplan ist entscheidend. Zwischen Entscheidung und Go-live sollten 12 bis 14 Monate liegen. Die Auswahlphase dauert meist mehrere Monate, hinzu kommen Datenmigration, Schnittstellenanbindung, Schulungen und Testläufe. Ein Go-live in Hochlastzeiten ist ungünstig – ruhigere Phasen erleichtern dem Team die Einarbeitung. Wichtig ist aber auch: Kein Wechsel läuft komplett reibungslos. Widerstand ist normal, denn Veränderungen durchbrechen Routinen. Und: Die ersten Tage nach dem Start laufen selten perfekt. Systeme brauchen Feinschliff, Teams Routine – das gehört dazu.
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Tipp: Widerstand gehört dazu
Widerstand zu erkennen ist wichtiger, als ihn zu vermeiden. Eine kurze Runde vor Projektstart hilft: „Was bereitet euch Sorgen?“, „Was muss unbedingt funktionieren?“ – das schafft Transparenz und Akzeptanz.
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Vor dem Go-live können Schnittstellen technisch angebunden und mit Testbuchungen geprüft werden. Die vollständige Funktionsfähigkeit zeigt sich jedoch erst im Livebetrieb, wenn Reservierungen, Zahlungen und Veranstaltungsabläufe real durchlaufen. Besonders wichtig ist dabei die Gastsicht: Sichtbarkeiten, Preise und Veranstaltungsinhalte sollten nicht nur für die kommenden Wochen geprüft werden, sondern für den gesamten Zeitraum, der buchbar sein soll. Ein Livegang ohne gründliches Training ist unbedingt zu vermeiden – gerade kleine Teams profitieren davon, sicher im System zu sein, bevor der Alltag startet.
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Tipp: Die Go-live-Phase entlasten
Für die ersten Tage sollten klare Ansprechpartner, weniger Meetings und kurze tägliche Check-ins eingeplant werden. Das gibt Sicherheit – und Raum für den unvermeidbaren Feinschliff.
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Am Ende wird aus dem Change eine echte Chance, wenn Transparenz, Beteiligung und Struktur zusammenkommen. Besonders kleine und mittelständische Tagungshotels profitieren von einem Setup, das Prozesse abbildet, Medienbrüche reduziert und Teams entlastet. So entsteht mehr Zeit für das, was kein System ersetzen kann: persönliche Betreuung und gelungene Veranstaltungen.
Kompakte Checkliste: Systemwechsel im Tagungshotel
• Früh starten: 12–14 Monate bis zum Go-live einplanen.
• Prozesse aufnehmen: Abläufe im Zimmer- und Tagungsbereich dokumentieren, Pain Points sammeln.
• Team einbinden: Abteilungen früh beteiligen, Verantwortlichkeiten festlegen.
• Anforderungen definieren: Must-haves, Nice-to-haves und Schnittstellen klar benennen.
• Migration & Training sichern: Datenübernahme planen, Felder mappen, Schulungen vor Start durchführen.
• Systeme testen (vor dem Go-live): Basis-Tests wie Verfügbarkeitsübermittlung, Testbuchungen und Website-Sichtbarkeit durchführen.
• Systeme & Schnittstellen im Livebetrieb prüfen: Nach dem Go-live alle Funktionen aus Gastsicht testen – für den gesamten Zeitraum, der buchbar sein soll.